Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) son soluciones de software integrales que agilizan e integran los procesos comerciales en varios departamentos de la organización. Para las pequeñas y medianas empresas (PYME), los sistemas ERP ofrecen beneficios transformadores, como una mayor eficiencia operativa, una mayor precisión de los datos, una comunicación optimizada y mejores capacidades de toma de decisiones.

Si bien los beneficios de los sistemas ERP para las PYME son sustanciales, las empresas deben analizar exhaustivamente el potencial retorno de la inversión antes de asumir un compromiso financiero significativo. Calcular el ROI de ERP ayuda a las PYMES a evaluar la viabilidad y rentabilidad de implementar dichos sistemas, lo que les permite tomar decisiones informadas y maximizar el valor de sus inversiones.

Comprender el retorno de la inversión de ERP para pymes

Retorno de la inversión (ROI) Es una métrica financiera que se utiliza para evaluar la rentabilidad de una inversión en relación con su costo. Para las pymes que operan con recursos limitados, el retorno de la inversión es un indicador fundamental de la eficiencia y eficacia de sus inversiones. A Estudio Panorama Consulting 2023 encontró que más de cuatro de cada cinco organizaciones (83%) que analizaron su retorno de la inversión (ROI) estaban satisfechas con el resultado de su sistema ERP implementación. 

Calcular el ROI de ERP permite a las PYMES evaluar el impacto financiero de implementar un sistema ERP y determinar si se alinea con sus objetivos estratégicos. Estas son las consideraciones clave para calcular el ROI de ERP:

1. Factores de costo

• Costos iniciales de software e implementación. Incluya los gastos iniciales asociados con la compra de licencias de software ERP y la implementación del sistema dentro de la organización.
• Costos continuos de mantenimiento y soporte.: Las PYMES deben tener en cuenta los costos recurrentes de las actualizaciones de software, el mantenimiento y los servicios de soporte técnico que brinda el proveedor de ERP.
• Costos de formación para los empleados.: Una formación adecuada es esencial para implementación exitosa de ERP. Las PYMES deberían considerar los costos de capacitar a los empleados para que utilicen el sistema ERP de manera efectiva.

2. Factores de beneficio

• Mayor eficiencia y productividad.: Los sistemas ERP agilizan los procesos comerciales, automatizan tareas repetitivas y brindan información en tiempo real, mejorando la eficiencia operativa y la productividad.
• Mayor precisión y visibilidad de los datos.: Las capacidades centralizadas de generación de informes y gestión de datos de los sistemas ERP mejoran la precisión, integridad y visibilidad de los datos en toda la organización.
• Colaboración y comunicación mejoradas: Los sistemas ERP facilitan una comunicación y colaboración fluidas entre diferentes departamentos, lo que permite una toma de decisiones más rápida y procesos de flujo de trabajo más fluidos.
• Reducción de costos en áreas específicas.: Al optimizar los niveles de inventario, reducir los costos excesivos de mantenimiento de inventario y optimizar los procesos de recursos humanos, los sistemas ERP pueden ayudar a las PYMES a lograr ahorros de costos en varios funciones de negocio y áreas operativas.
• Mayor satisfacción y fidelidad del cliente.: Al ofrecer productos y servicios de manera más eficiente, abordar las necesidades de los clientes con prontitud y mejorar la calidad general del servicio, los sistemas ERP contribuyen a una mayor satisfacción y lealtad del cliente, lo que en última instancia impulsa el crecimiento de los ingresos.

Guía paso a paso para calcular el ROI de su ERP

Según un reciente La encuesta de la Iniciativa Parker a distribuidores y fabricantes, las empresas normalmente pueden esperar ver un retorno de su inversión (ROI) de un sistema ERP en un plazo de 2,5 años. Explorar las complejidades del ROI de ERP comienza con un enfoque estructurado. A continuación se presenta un desglose sistemático para guiar a las pymes a lo largo del proceso:

1. Definir metas y objetivos específicos

Antes de embarcarse en el proceso de cálculo del ROI, las PYMES deben definir claramente sus objetivos y metas para implementar un sistema ERP. Ya sea mejorando la eficiencia operativa, reduciendo costos o mejorando la satisfacción del cliente, tener objetivos claros guiará el análisis del ROI y ayudará a priorizar métricas clave.

2. Identificar y cuantificar los costos asociados

Las PYMES deben identificar y cuantificar meticulosamente todos los costos asociados con la implementación y el uso del sistema ERP, incluidos los costos iniciales de software e implementación, los costos continuos de mantenimiento y soporte, las actualizaciones de hardware e infraestructura y los gastos de capacitación de los empleados.

3. Establecer y especificar beneficios potenciales

Una vez determinados los costos, las PYMES deben identificar y cuantificar los beneficios potenciales que esperan del sistema ERP. Estos beneficios incluyen mayor eficiencia, mayor precisión de los datos, mayor colaboración, reducción de costos y mayor satisfacción del cliente. Utilice métricas como:

• Tiempo ahorrado: Calcule el tiempo ahorrado al automatizar procesos manuales y optimizar las tareas de flujo de trabajo con el sistema ERP.
• Reducción de costo: Cuantifique los ahorros logrados a través de una eficiencia operativa mejorada, una gestión de inventario optimizada y unos gastos generales reducidos.
• Aumento de ingresos: Evaluar las oportunidades potenciales de crecimiento de ingresos facilitadas por el sistema ERP, como procesos de ventas mejorados, servicio al cliente mejorado y alcance de mercado ampliado.

4. Calcule su retorno de la inversión

Una vez identificados y cuantificados los costos y beneficios, las PYMES pueden calcular el ROI de su ERP utilizando la siguiente fórmula:

donde: Beneficio Neto = Beneficios Totales – Costos Totales

• Beneficio neto representa la ganancia o pérdida financiera general de la inversión en ERP.
• Costos totales abarca todos los gastos asociados con la adquisición, implementación y mantenimiento del sistema ERP.
• retorno de la inversión es un porcentaje que indica el retorno de la inversión en relación con el desembolso del costo inicial.

5. Ejemplos de cálculos del ROI de ERP

Calcular el ROI puede parecer abstracto, así que veámoslo en acción con dos ejemplos simplificados:

Ejemplo 1: empresa manufacturera

• Costos totales: $50,000 (software, implementación, capacitación)
• Beneficios anuales:
  • Costos de mantenimiento de inventario reducidos: $15,000
  • Mayor eficiencia de producción (ahorro de costos laborales): $20,000
  • Entregas a tiempo mejoradas (sanciones reducidas para los clientes): $5,000
• Beneficio neto anual: $15,000 + $20,000 + $5,000 – $0 (suponiendo que no haya costos de mantenimiento adicionales) = $40,000

Cálculo del retorno de la inversión:

ROI = (Beneficio neto / Costos totales) * 100

Retorno de la inversión = ($40.000 / $50.000) * 100

Retorno de la inversión = 80%

Interpretación: En este escenario simplificado, la empresa fabricante obtiene un retorno de la inversión de 80% durante el primer año de implementación del sistema ERP. Esto sugiere que el sistema está generando un valor significativo en comparación con el costo inicial.

Ejemplo 2: tienda minorista

• Costos totales: $30,000 (software, implementación, capacitación)
• Beneficios anuales:
  • Gestión de inventario mejorada (menos pérdidas): $10,000
  • Servicio de atención al cliente mejorado (tiempos de pago más rápidos): $5,000
  • Aumento de ventas debido a mejores recomendaciones de productos: $8,000
• Beneficio neto anual: $10,000 + $5,000 + $8,000 – $2,000 (asumiendo costo de mantenimiento anual) = $21,000

Cálculo del retorno de la inversión:

Retorno de la inversión = ($21.000 / $30.000) * 100

Retorno de la inversión = 70%

Interpretación: La tienda minorista logra un retorno de la inversión de 70% en el primer año. Si bien es menor que el ejemplo anterior, aún indica un retorno positivo, lo que sugiere que el sistema ERP genera valor a pesar del costo de mantenimiento continuo.

Estos son ejemplos simplificados y los cálculos reales del ROI implicarán factores más complejos y un período de tiempo más largo. Sin embargo, proporcionan una comprensión básica sobre cómo evaluar los posibles beneficios financieros de la implementación de ERP para su PYME.

6. Interpretar resultados y tomar decisiones informadas

Después de calcular el ROI del ERP, las PYMES deben evaluar cuidadosamente los resultados para determinar la viabilidad y conveniencia de implementar el ERP. 

Un ROI positivo indica que los beneficios financieros superan los costos, validando la decisión de inversión. Por el contrario, un retorno de la inversión negativo sugiere que la inversión puede no estar justificada financieramente y requiere una reevaluación o reconsideración.

(Fuente)

Consejos y consideraciones adicionales para las PYMES

Considere los beneficios intangibles

Además de los beneficios financieros tangibles, las PYMES deberían considerar beneficios intangibles como una mayor moral de los empleados, una mejor toma de decisiones y una mayor agilidad al evaluar el ROI de ERP. Si bien estos beneficios pueden ser difíciles de cuantificar, pueden afectar significativamente el éxito y la eficacia generales de la implementación del ERP.

Combina datos cuantitativos y cualitativos

Si bien las métricas cuantitativas son esenciales para calcular el ROI de ERP, las PYMES deben incorporar datos cualitativos y comentarios de empleados, clientes y partes interesadas para evaluar de manera integral el impacto del sistema. Los conocimientos cualitativos pueden ofrecer perspectivas valiosas sobre la satisfacción del usuario, mejoras de procesos y cambios en la cultura organizacional.

Establecer expectativas realistas

Como títulos cortos que pagan bien, lograr un fuerte retorno de la inversión (ROI) con ERP puede requerir paciencia. Las implementaciones de ERP necesitan tiempo para integrarse y ofrecer resultados mensurables por completo. Al establecer metas e hitos alcanzables, las PYMES pueden mantener el impulso y la confianza mientras navegan por este proceso. Esto garantiza que estén bien posicionados para cosechar los beneficios a largo plazo de su inversión en ERP.

Busque orientación profesional

Para las PYMES con experiencia o recursos limitados, buscar orientación de consultores o asesores de ERP puede proporcionar información valiosa y apoyo durante las fases de cálculo e implementación del ROI. Los consultores experimentados pueden ofrecer conocimientos específicos de la industria, mejores prácticas, Módulos ERP a incluiry recomendaciones personalizadas para optimizar las inversiones en ERP y maximizar la rentabilidad.

Conclusión

En conclusión, calcular el ROI de ERP es fundamental para las PYMES que buscan aprovechar la tecnología para impulsar el crecimiento empresarial y la competitividad. Al evaluar las implicaciones financieras y los retornos potenciales de las inversiones en ERP, las PYMES pueden tomar decisiones informadas que se alineen con sus objetivos estratégicos y maximicen el valor de sus recursos.

Alentamos a las PYMES a utilizar esta guía completa como punto de partida para evaluar el retorno de la inversión de los sistemas ERP dentro de sus organizaciones. Siguiendo el proceso paso a paso descrito en esta guía y considerando consejos y consideraciones adicionales, las PYMES pueden navegar las complejidades de las inversiones en ERP con confianza y claridad.

Para las PYMES interesadas en aprender más sobre las soluciones ERP o buscar más orientación sobre el análisis del ROI, recomendamos explorar recursos adicionales, asistir a eventos de la industria e interactuar con proveedores y consultores de ERP para obtener conocimientos y perspectivas adaptadas a sus necesidades y circunstancias únicas. Recuerde, la toma de decisiones informada es clave para desbloquear todo el potencial de las inversiones en ERP e impulsar el éxito empresarial sostenible.

Al brindar a las PYMES el conocimiento y las herramientas para evaluar el ROI de ERP de manera efectiva, nuestro objetivo es respaldar su crecimiento, resiliencia y prosperidad en un panorama empresarial cada vez más competitivo.

(Fuente del gráfico principal.)